Você sabe o que é workflow?

Talvez você tenha acessado este conteúdo se perguntando ‘o que é workflow?’ e acredito que esta é a primeira pergunta a ser respondida antes de seguirmos. Workflow é a metodologia utilizada para definir e desenhar o fluxo de trabalho de uma equipe ou de uma empresa em sua totalidade. Em outras palavras, workflow é definir o passo a passo para execução de determinada tarefa, buscando maior assertividade e maior eficiência.   

Agora que já estamos alinhados sobre o que é workflow, devemos saber diferenciar workflow de processos. Se olharmos de forma rápida e superficial podemos confundir, ou até mesmo pensar que estamos falando da mesma coisa e não estamos.

Qual a diferença entre workflow e processos? 

De acordo com a ISO 9001, que estabelece as regras para um modelo de gestão de qualidade, “o processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado”.   

Podemos afirmar que processos é uma sequência de tarefas e baseado nesta afirmação, é possível que você se pergunte “Workflow também não é cumprir uma sequência de tarefas?”, e a resposta é sim, porém, o workflow surge da necessidade de garantir a entrega das tarefas, e mais do que isso, o workflow torna essa sequência mais eficiente através da automação dos processos.   

Entenda a importância do workflow 

Hoje as empresas buscam implementar a metodologia workflow porque entenderam que ter um bom fluxo de trabalho traz agilidade aos processos existentes, melhora e facilita para que suas equipes possam executar as tarefas em um menor tempo, além disso, o gestor consegue mensurar o desempenho e a produtividade de forma clara e objetiva, corrigindo possíveis erros encontrados no processo de execução.  

Baseado nos motivos citados já podemos ter uma visão da importância do workflow para a gestão de uma empresa. Quando falamos de workflow e automação dos processos, é impossível não citar o uso da tecnologia para isso. É possível que você organize muitos dos seus fluxos sem o uso de soluções tecnológicas, mas não podemos negar que utilizar a tecnologia para isso melhora e facilita muito o dia a dia da organização.   

A empresa de consultoria McKinsey elaborou um estudo (O futuro do mercado de trabalho: impacto em empregos, habilidades e salários | McKinsey ) e apontou que 50% das tarefas hoje realizadas por pessoas poderiam ser automatizadas através de tecnologias e soluções já existentes, porém, somente 10% destas tarefas estão automatizadas na prática. Podemos concluir que, se essas atividades já estivessem automatizadas, seus colaboradores poderiam ter um aproveitamento melhor do seu tempo e os gestores conseguiriam atribuir tarefas de forma ainda mais estratégicas e eficientes.   

Para tornar ainda mais claro a necessidade de automatizar processos através da tecnologia, usaremos uma analogia para exemplificar como boas ferramentas melhoram os resultados e ajudam a ter um bom workflow. Podemos pegar como um bom exemplo, um chefe de cozinha que antes de começar a cozinhar prepara o “mise en place”, que é a separação dos ingredientes que serão utilizados e suas respectivas quantidades, depois escolhe as panelas, colheres e as ferramentas que utilizará.   

Esta separação e definição de fluxo de trabalho garante que a receita seja feita de forma mais fluida, evitando erros e a escolha das ferramentas certas trazem maior agilidade para execução. Ao invés de misturar tudo à mão, por que não utilizar uma batedeira?   

Claro que no meio do caminho talvez algumas coisas precisem ser corrigidas ou ajustadas, e dentro de uma organização funciona da mesma forma. A diferença é que com seus processos automatizados e um workflow definido, encontrar os erros e corrigi-los é mais fácil, assim como trazer inovação e solução aos problemas ao longo do caminho também se torna algo menos complexo.  

 É hora de criar o seu workflow! 

Acredito que agora ficou claro o que é e a importância do workflow para sua empresa, é hora de começar a refletir sobre os processos existentes dentro da sua organização para começar a desenhar o workflow. É possível desenhar um workflow não só para áreas administrativas, que tendem a ter tarefas mais burocráticas e sistemáticas, mas também você pode criar um bom workflow para o atendimento dos seus clientes, seja presencial ou online.   

Após desenhar os fluxos de trabalho de cada departamento, o segundo passo é identificar quais tarefas podem ser automatizadas e em seguida é necessário encontrar qual a plataforma dispõe das soluções para melhor implementar seu workflow. No mercado existem diversas plataformas digitais que dispõe de soluções para melhorar a comunicação interna e externa, a gestão e organizar os fluxos de trabalho centralizando todas as informações em um único lugar.   

Temos como exemplo de plataformas para auxiliar neste processo, o Cosmos Pro, que dispõe de uma ferramenta chamada taskboard, que permite a criação de cartões e checklists para acompanhar e distribuir a informação sobre um determinado projeto. Além disso, é possível que seus colaboradores possam realizar o apontamento das horas utilizadas para cumprir cada tarefa, melhorando a visão do gestor sobre a produtividade de sua equipe.  

Além do taskboard, você consegue criar formulários, notificações para aprovações, análises e acompanhamentos. Cosmos Pro é a plataforma que se adapta ao seu fluxo de trabalho e possibilita a customização para não precisar mudar e sim melhorar e automatizar através da tecnologia o que hoje é manual e faz com que sua equipe não produza o necessário e esperado.  

Agora que ficou claro o que é e sua importância, devemos ter em mente que implementar um workflow nem sempre é um caminho simples para os gestores ou para os colaboradores, que por muitas vezes, já estão habituados a fazer suas tarefas diárias de forma manual ou sem uma metodologia definida.  

Devemos lembrar também que após desenhar o workflow e implantar em sua empresa, este processo poderá sofrer alterações ao longo do caminho, pois esta metodologia se baseia nas necessidades de cada organização, e as necessidades podem mudar com o passar do tempo.   

O workflow surgiu para auxiliar e facilitar o trabalho das pessoas, e trazer maior eficiência para empresa. então é de suma importância a participação e engajamento de seus colaboradores para que os fluxos desenhados estejam claros e sejam cumpridos para que os resultados e benefícios sejam alcançados. 

Ficou interessado em saber quais as outras ferramentas a plataforma Cosmos Pro oferece para te auxiliar neste processo? Entre em contato com nosso time comercial (Contato – Cosmos Pro).